Du hast Dich irgendwann für das E-Mail Marketing Tool xy entschieden und aus verschiedenen Gründen* möchtest Du den Anbieter wechseln: Kein Problem, das geht natürlich! Es wäre gelogen zu behaupten, dass dies ohne Aufwand einher geht, aber mit diesen Schritten und der richtigen Reihenfolge bekommst Du das ganz einfach hin.
*Die Gründe können vielfältig sein: Du möchtest von einem listenbasierten Anbieter zu einem tag-basierten Anbieter oder von einem reinen E-Mail Marketing Tool zu einem umfassenden All-in-One-Tool wechseln. Oder das aktuelle Tool kann Deine gewachsenen Bedürfnisse und Bedarfe nicht mehr abdecken oder es gibt schlicht woanders ein bessere Preis-Leistungsangebot; das sind alles Variablen, die Du für Dich individuell abwägen musst.
Das Wichtigste zuerst: Wenn Deine Kontakte einmal das Double Opt-In durchlaufen haben, müssen sie das nicht noch einmal machen, wenn Du das Tool wechseln möchtest. Was Du aber zusätzlich tun musst, erfährst Du im Folgenden.
Listen Export/Import
Das Einfachste ist es, wenn Du Deine bestehenden Kontakte als Liste exportierst. Diese Funktion findest Du in allen gängigen Newsletter Tools. Du besitzt dann eine csv oder Excel-Datei, die Du erst einmal auf Deinem PC ablegst. Im nächsten Schritt kannst Du diese Liste dann bei dem neuen Anbieter importieren. Hierbei musst du abhängig vom Anbieter beim Import die Attribute der Liste bestimmen, also welche Spalte ist der Vorname, was die E-Mail-Adresse usw. Diese beiden Vorgänge dauern in der Regel nicht mehr als ein paar Minuten!
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Mit Deinem neuen Anbieter musst Du natürlich auch wieder einen AVV abschließen bzw. hast diesen automatisch mit Anerkennung der AGB abgeschlossen. Der AVV mit dem ehemaligen Anbieter wird gelöscht, wenn Du Deinen alten Account dort löschst.
Datenschutzerklärung
Sobald Dein neuer E-Mail Marketing Anbieter im Einsatz ist, musst Du auf Deiner Webseite sowie auf dem Anmeldeformular für Freebie, Newsletter, Webinar etc. in der Datenschutzerklärung darauf hinweisen, also die Angaben des ehemaligen Anbieters mit den Angaben des neuen Anbieters ersetzen.
Umzug via Neuanmeldung
Ein NOCH sauberer Umzug ist, wenn sich Deine Kontakte nochmal neu bei Dir anmelden und den Double Opt-In Prozess nochmals durchlaufen. Rechtmäßig notwendig ist dies jedoch nicht. Du kannst z.B. in Deinem Newsletter darauf hinweisen, dass Du mit Deinem Tool umziehst und gleich einen Link zum neuen Formular mitsenden sowie ein „Goodie“ on top, um die Leute zum erneuten Eintragen zu motivieren. Allerdings birgt diese Variante mögliche Verluste: Da nicht jeder Kontakt immer seine E-Mails öffnet, wird Dein Anliegen evtl. über den Newsletter übersehen und von denjenigen, die diese Nachricht zur Kenntnis nehmen, wird nicht jeder mit Hurra-Schrei Deinem Aufruf folgen. Um die Kontakte nicht zu verlieren, die sich nicht neu bei Dir eintragen, kannst Du diese natürlich auch via Listenexport und -export umziehen. Allerdings hast Du bei dieser Variante natürlich wirklich erhöhten Aufwand, was Du Dir sicherlich zweimal überlegst.
Nachteile eines Umzugs
Neben den bisher aufgeführten Faktoren fällt eines besonders ins Gewicht: Wie lange Du bereits bei Anbieter xy bist und wie umfangreich Deine eingerichteten Autoresponder und Automationen sind. Hier gilt: Je umfangreicher, desto aufwendiger ist es, diese Konstruktionen noch einmal bei Deinem neuen Anbieter einzurichten. Vielleicht tröstet Dich die Tatsache, dass Du hinterher einen besseren Anbieter hast, der Dir zusätzliche Funktionen ermöglicht.
Fazit
Ein Umzug ist unbequem, aber machbar und im Idealfall bist Du hinterher mit Deinem neuen Anbieter zufriedener – dafür sollte sich die Aktion lohnen. Falls Du noch Fragen hierzu hast oder Hilfe beim Umzug benötigst, wende Dich gern an mich!